Podmínky zpracování osobních údajů (zpracovatelská smlouva)

Tyto podmínky zpracování osobních údajů (dále jen „zpracovatelská smlouva“) uzavírá Fortion Networks, s.r.o., IČ: 26397994, se sídlem Smetanovy sady 333/8, 301 00 Plzeň, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 17708 (dále jen „zpracovatel“ nebo „my“), s každým zákazníkem, který v rámci služeb COOLHOSTING.CZ ukládá nebo zpracovává osobní údaje třetích osob (dále jen „správce“ nebo „Vy“).

Zpracovatelská smlouva je součástí smlouvy o poskytování služeb podle obchodních podmínek a naplňuje požadavky článku 28 odst. 3 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Účinnosti nabývá spolu se smlouvou o poskytování služeb, nejdříve však 1. listopadu 2026. Informace o tom, jak zpracováváme Vaše vlastní osobní údaje jako správce, najdete v informacích o zpracování osobních údajů.

1. Předmět, povaha a účel zpracování

Zpracováváme osobní údaje, které ukládáte na poskytnutý prostor, přenášíte prostřednictvím služby nebo které jsou obsaženy v zálohách (dále jen „data“). Zpracování spočívá v jejich uložení, přenosu, zálohování, obnově a dalších technických operacích nezbytných k poskytování objednané služby (webhosting, servery, úložiště, e-mail, související správa).

Účelem zpracování je výhradně poskytování služby podle smlouvy. Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy a lhůty pro smazání dat podle článku 8.4 obchodních podmínek.

2. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů

Kategorie subjektů údajů a osobních údajů určujete Vy tím, jaká data v rámci služby ukládáte (typicky návštěvníci a uživatelé Vašich webů a aplikací, Vaši zákazníci, zaměstnanci a obchodní partneři; identifikační, kontaktní, přihlašovací, transakční a provozní údaje). Obsah dat neznáme a systematicky jej nekontrolujeme. Ukládáte-li zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR) nebo údaje o trestné činnosti, odpovídáte za to, že objednaná služba a její zabezpečení jsou pro takové zpracování vhodné.

3. Vaše povinnosti jako správce

Odpovídáte za to, že máte pro zpracování dat právní titul, že jste splnili informační povinnost vůči subjektům údajů a že jsou Vaše pokyny v souladu s právními předpisy. Odpovídáte za zabezpečení aplikací, obsahu, uživatelských účtů a přístupových údajů, jejichž správa je podle specifikace služby na Vaší straně.

4. Naše povinnosti jako zpracovatele

Zavazujeme se:

• zpracovávat data pouze na základě Vašich doložených pokynů; pokynem je smlouva, konfigurace služby, kterou provedete, a Vaše žádosti zaslané zákaznické podpoře. Vyžaduje-li zpracování právo Evropské unie nebo České republiky, informujeme Vás o tom před zpracováním, pokud to právo nezakazuje;
• upozornit Vás, pokud podle našeho názoru pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů;
• zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat data byly zavázány k mlčenlivosti;
• přijmout technická a organizační opatření podle článku 5;
• dodržovat podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele podle článku 6;
• poskytnout Vám součinnost podle článků 7 a 8;
• po skončení zpracování data smazat nebo vrátit podle článku 9;
• poskytnout Vám informace nezbytné k doložení plnění našich povinností a umožnit audit podle článku 10.

Nepřistupujeme k obsahu dat s výjimkou případů, kdy je to nezbytné pro poskytování služby, řešení incidentu nebo Vaší žádosti, prověření hlášení zneužití podle AUP nebo splnění právní povinnosti.

5. Zabezpečení zpracování

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům, povaze a rozsahu zpracování a rizikům pro subjekty údajů uplatňujeme zejména tato opatření:

• provoz v datovém centru s řízeným fyzickým přístupem, ochranou proti požáru a výpadku napájení;
• oddělení dat jednotlivých zákazníků na úrovni účtů, virtuálních serverů nebo vyhrazených prostředků;
• řízení přístupů našich pracovníků na principu nezbytného minima a logování administrátorského přístupu;
• šifrování přenosu dat při správě služby a možnost použít SSL certifikáty pro Vaše aplikace;
• pravidelné bezpečnostní aktualizace infrastruktury, kterou spravujeme;
• zálohování v rozsahu podle specifikace služby a článku 4.7 obchodních podmínek;
• postupy pro zjištění, řešení a oznamování bezpečnostních incidentů.

Podrobnější popis opatření Vám poskytneme na žádost. Opatření můžeme měnit, pokud tím nedojde ke snížení úrovně zabezpečení.

6. Další zpracovatelé

Souhlasíte s tím, že ke zpracování dat využíváme další zpracovatele, zejména provozovatele datových center a poskytovatele infrastruktury, konektivity a zálohování. Aktuální seznam dalších zpracovatelů Vám poskytneme na žádost zaslanou na info@coolhosting.cz. O zamýšleném zapojení nového dalšího zpracovatele Vás informujeme e-mailem nejméně 30 dní předem; do dne účinnosti změny můžete vznést odůvodněnou námitku. Nedohodneme-li se na řešení, můžete smlouvu v dotčené části vypovědět k datu účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplacené ceny.

Každému dalšímu zpracovateli ukládáme povinnosti ochrany dat v rozsahu odpovídajícím této zpracovatelské smlouvě. Za plnění povinností dalších zpracovatelů odpovídáme v rozsahu podle článku 10.4 obchodních podmínek.

Data zpracováváme na území Evropské unie. Předání do třetí země se uskuteční pouze na Váš pokyn nebo při zajištění vhodných záruk podle kapitoly V GDPR.

7. Součinnost při právech subjektů údajů

Obdržíme-li žádost subjektu údajů týkající se dat, předáme Vám ji bez zbytečného odkladu a sami na ni neodpovídáme, ledaže nám k tomu dáte pokyn. Poskytneme Vám přiměřenou součinnost při vyřízení žádostí subjektů údajů, pokud ji nemůžete zajistit sami prostřednictvím funkcí služby. Součinnost nad rámec běžné podpory můžeme zpoplatnit dle ceníku.

8. Porušení zabezpečení a posouzení vlivu

Zjistíme-li porušení zabezpečení dat, oznámíme Vám je bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, na e-mailovou adresu uvedenou ve smlouvě, a sdělíme Vám dostupné informace o povaze porušení, dotčených datech, pravděpodobných důsledcích a přijatých opatřeních. Oznámení dozorovému úřadu a subjektům údajů je Vaší povinností; poskytneme Vám k němu součinnost.

Poskytneme Vám součinnost při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem, pokud se týkají zpracování dat v rámci služby.

9. Skončení zpracování

Po skončení služby Vám umožníme export dat a data včetně záloh smažeme ve lhůtách podle článku 8.4 obchodních podmínek, ledaže nám právo Evropské unie nebo České republiky ukládá data dále uchovávat. Na žádost Vám smazání písemně potvrdíme.

10. Doložení plnění a audit

Na žádost Vám poskytneme informace nezbytné k doložení plnění povinností podle článku 28 GDPR. Audit nebo inspekci můžete provést nejvýše jednou za 12 měsíců (a dále při odůvodněném podezření na porušení), po předchozím oznámení nejméně 30 dní předem, v běžné pracovní době, v rozsahu, který nenaruší provoz ostatních zákazníků a bezpečnost infrastruktury, a na vlastní náklady. Audit může provést i nezávislý auditor vázaný mlčenlivostí. Zprávy z auditů a certifikace, kterými disponujeme, mohou audit nahradit.

11. Odpovědnost

Naše odpovědnost za újmu vzniklou v souvislosti se zpracováním dat se řídí článkem 10.4 obchodních podmínek. Za pokuty a nároky vzniklé z Vašeho porušení GDPR, zejména z absence právního titulu, nesplnění informační povinnosti nebo nezabezpečení aplikací na Vaší straně, odpovídáte Vy a odškodníte nás postupem podle článku 10.3 obchodních podmínek.

12. Změny a závěrečná ustanovení

Zpracovatelskou smlouvu můžeme měnit postupem podle článku 1.6 obchodních podmínek. V otázkách zde neupravených se použijí obchodní podmínky a GDPR. Je-li mezi zpracovatelskou smlouvou a obchodními podmínkami rozpor v otázkách ochrany osobních údajů, má přednost zpracovatelská smlouva.